לתכנן את חתונת החלומות שלו או רכזות רווחה בארגונים, שמתלבטות על בסיס קבוע בין מגשי אירוח, עמדות אוכל או שף פרטי לאירועים, הכנו עבורכם 5 טיפים שאתם פשוט חייבים להכיר, לפני שאתם מתחילים במלאכת ארגון האירוע (וכן זו אכן מלאכה).
5 טיפים להפקת אירוע מושלם, או לפחות קרוב למושלם
- לפני הכל, פותחים אקסל!
כל אירוע מורכב מעשרות וגם מאות של פרטים קטנים וחשובים, שביחד מייצרים את החוויה המיוחדת, שאנחנו שואפים ליצור. אז קודם כל חשוב שתרשמו הכל! כל פרט קטן ושולי שיש לבצע, חייב שורה משלו. אחרי שתיצרו את הצ'ק ליסט המלא, תוכלו לנהל מעקב מסודר, אחר עלויות וסטטוס ביצוע.
- מחליטים על תקציב מראש!
זוכרים את האקסל מסעיף אחד? עכשיו מוסיפים לו שני שדות קריטיים ביותר: א. התקציב הכולל העומד לרשותכם: קובעים אותו ולא זזים ממנו מילימטר. ב. העלות שאתם מקציבים לכל שורה בצ'ק ליסט: לדוגמה חברת קייטרינג לאירועים: תקציב X ₪. עכשיו כשיש תקציב ורשימת מטלות, אפשר לצאת לדרך בראש שקט.
- אולי בעצם כדאי לפנות לחברת הפקות?
אם התקציב בסעיף 2 מאפשר, מומלץ בחום לפנות לחברת הפקות שתארגן את האירוע. הסיבה לכך פשוטה, כשחולים הולכים לרופא, אז כשרוצים הפקת אירוע, פונים לחברת הפקות מקצועית. החברה תפיק עבורכם את האירוע כולו מאלף עד תו, תשיג לכם מחירים שווים אצל כל הספקים, תיצור לכם קונספט אירוע לבחירתכם, תוך טיפול מלא בכל הלוגיסטיקה. זה עולה לא מעט (בין 5% ל 10% ממחיר האירוע), אך בתמורה תקבלו בטחון מלא בהצלחת האירוע ושקט נפשי.
- איך היה האוכל? בוחרים חברת קייטרינג לאירועים ומיקום מנצח
מומלץ להגיע לשלב זה מוכנים, לאחר שסגרתם את גובה התקציב ומספר המוזמנים לאירוע. שני פרטים אלו הם בגדר חובה, לפני שבוחרים מיקום מנצח וקייטרינג, מכיוון שהעלות נקבעת פר מנה לאורח. בחרו אולם וקייטרינג שיתאימו למי שאתם באמת, והזמינו אותם כמה שיותר זמן מראש, מפני שהם נחטפים. חשוב ביותר לבדוק המלצות ברשתות החברתיות, ולתאם לבקר באירוע של לקוח אחר, כדי לקבל רושם אמיתי, בשידור חי.
- המפתח להכל – עובדים עם חוזים מסודרים!
הכניסו כל התקשרות עם ספק כולל מחירים, שעת הגעה לאירוע, ציוד וכל פרט אחר לחוזה התקשרות מסודר, כדי למנוע אי הבנות וכאבי ראש מיותרים.
